Concepts de l'interface

Conciliator Expert est conçu comme un classeur électronique dans lequel tous les documents permettant la tenue comptable d'un dossier sont stockés.

Conciliator Expert s'articule autour de 4 éléments principaux

  • une page d'accueil (tableau de bord) qui rassemble des informations sur le dossier en cours

  • une page principale vous permettant de consulter les différents répertoires d'un dossier

  • une page détaillée par document

  • une page "Factures à affecter"

Choix d'un dossier

Lors de la connexion à Conciliator Expert, vous devrez d'abord choisir le dossier comptable sur lequel vous souhaitez travailler. Ce choix vous est proposé en haut à droite de la page sous vos initiales. A tout moment vous pouvez changer de dossier par le biais de ce menu.

L'accueil (tableau de bord)

La page d'accueil vous permet de suivre la situation de votre dossier et d'accéder en 1 clic à certains documents.

La barre noire du haut vous indique en permanence le nom du dossier sur lequel vous travaillez, le code APE correspondant et le ou les 2 exercices ouverts dans votre comptabilité.

Les différentes valeurs affichées sont :

  • Documents : nombre total de documents stockés pour le dossier

  • Factures à affecter : factures pour lesquelles l'affectation comptable n'a pas été réalisée automatiquement et qui nécessitent donc une affectation manuelle (= étape 4). Cette affectation manuelle permet à la machine d'apprendre et vous évitera de le réaliser ultérieurement

  • Documents en cours : documents qui sont toujours en cours de lecture par Conciliator Expert (= étape 2). Evidemment, ce chiffre est le plus souvent à 0 !

  • Documents à traiter : documents pour lesquels un utilisateur a positionné manuellement une étiquette "à traiter".

  • Support : documents pour lesquels un utilisateur a utilisé le bouton "support" et dont l'action de support n'est pas finalisée.

Vous pouvez cliquer sur la case pour accéder directement aux documents correspondants.

La page principale

La page principale est composée de 3 éléments :

  • la barre de classeur

  • l'espace de consultation des documents

  • la barre de recherche

La barre de classeur

Cette barre à gauche est toujours présente : elle est l'endroit où tous les documents du dossier sont rangés.

La barre est divisée en 4 parties :

  • Le chargement d'un nouveau document
    Le bouton + vous permet de charger à tout moment un document manuellement

  • L'accueil et le menu Fichiers
    L'accueil vous donne des informations globales sur le dossier et le menu Fichiers permet de voir précisément tous les fichiers que vous avez déposés et de consulter le traitement effectué pour chaque page de ces fichiers (cf précisions ici).

  • Le classeur de documents
    Un document est rangé dans une des bannettes du classeur. Un même document ne peut se trouver dans deux bannettes différentes.

  • Les étiquettes
    Cette partie affiche les documents sur lesquels a été posé une étiquette. Vous y trouverez ici des documents qui sont par ailleurs rangés dans la partie document.

Les factures

Les documents classés dans factures sont ceux qui ont été reconnus par Conciliator Expert comme des factures. Elles sont classées dans les bannettes suivantes :

  • Vente : factures de vente

  • Achat : factures d'achat

  • Doublons : factures déjà reçues

  • Rejetées : toutes les factures qui ne sont pas transmises vers l'outil comptable

    - Incomplètes : factures pour lesquelles il manque une ou plusieurs pages. La fonction de "fusion" est disponible à cet endroit. Voir aussi ce paragraphe pour vous aider à traiter les factures de cette bannette.
    - Non légales : factures ne disposant pas des indications légales minimum : les 2 cas fréquents = pas de date de facture (90% des cas) ou fournisseur non identifiable. Vous pouvez vous même, en cliquant sur le bouton "Support" de cette vignette, compléter la date si vous la connaissez afin que cette facture soit traitée. Sinon, vous pouvez la déplacer dans la corbeille.
    - Illisibles : le document n'est pas lisible, généralement à cause d'une mauvaise numérisation. Dans ce cas, il est préconisé de saisir manuellement la facture dans l'outil comptable et de déplacer ensuite la facture dans la corbeille. Vous y trouverez également les éventuelles pages avec plusieurs factures/facturettes sur la même page.
    - Ecritures : la facture n'a pas pu être exportée car une erreur technique est apparue dans le connecteur de sortie. La raison de rejet s'affiche en passant la souris sur les 2 flèches rouges en haut à droite de la vignette. Cas le + fréquent = la date de la facture n'est pas incluse dans les dates d'exercices ouverts. Un click sur le bouton "support" + bouton "Autre" vous permettra de demander de l'aide pour débloquer la facture.

Pour voir toutes les factures indépendamment de leur bannette de classement, cliquez sur Factures.

Les documents Autres

Les documents classés dans Autres sont ceux qui n'ont pas été reconnus par Conciliator Expert comme des factures. Conciliator Expert reconnait les types de documents suivants et les classe automatiquement :

  • Banque : Documents en provenance des banques mais qui ne sont pas des relevés bancaires

  • Relevés bancaires : Relevés bancaires et synthèse de paiement des cartes de paiement.

  • Salariés : Documents individuels des salariés de l'entreprise gérés (contrat de travail, solde de tout compte ...).

  • Divers : Documents non classés dans les autres catégories.

La Corbeille contient les documents qui ont été déplacés par l'utilisateur pour être supprimés.

Les étiquettes

Les étiquettes servent aux gestionnaires à indiquer un statut de traitement du document :

  • Traité : le document a été traité par le gestionnaire.

  • A traiter : le document reste à traiter par le gestionnaire.

  • Support en cours : une demande de support a été ouverte auprès des équipes Conciliator Expert.

Vous retrouvez ces étiquettes directement sur la carte du document.

Pour modifier l'étiquette, il suffit de cliquer sur celle-ci : 

Le bouton Support ouvre la vue de détail, complétée par les éléments de support, et vous permet :

- de modifier vous même un des éléments suivants, qui sont encadrés en rouge : N° de facture, date de facture, date d'échéance, libellés de lignes,

- de signaler une erreur (qui sera alors corrigée dans les quelques minutes) en cliquant sur le bouton correspondant à l'erreur à signaler (en ajoutant les précisions éventuelles qui vous semblent nécessaires) et en cliquant sur le bouton "Transmettre la demande"

- de poser une question par tchat (bouton "Autre").

L'espace de consultation

L'espace de consultation affiche les documents de la bannette que vous avez sélectionnée. Par défaut, c'est la vue "Vignettes" ci-dessous qui s'affiche :

Si vous souhaitez voir le détail d'un document, il suffit de cliquer dessus et un nouvel onglet s'ouvrira avec le détail de la page.

La vue liste est également disponible . On passe de la vue vignettes à la vue liste grâce aux 2 boutons en haut à droite de l'écran :

Vous trouverez des précisions sur ce mode liste dans l'article Visualisation des documents en liste.

La barre de recherche

La barre de recherche vous permet à tout moment de rechercher des documents avec n'importe quel mot dans le nom du fournisseur, le nom de fichier ou directement par id du document (pour retrouver un document particulier).

En cliquant sur ▼ la barre détaillée de recherche apparaitra vous permettant d'affiner votre recherche :

Le menu Déplacer vers = "..."

Avec son intelligence artificielle, Conciliator Expert classe automatiquement les documents chargés dans la bonne catégorie... mais quelques erreurs peuvent se produire.

Vous pouvez donc à tout moment ranger un document dans la bonne bannette en cliquant sur les ... sur le document puis en sélectionnant la bannette où ranger le document.

Votre document sera alors bien rangé et Conciliator apprendra de votre rangement pour ne pas se tromper la prochaine fois.

Page détaillée

La page détaillée d'une facture vous permet d'obtenir toutes les informations sur votre facture contenues dans Conciliator Expert.

Vous y trouverez notamment :

  • le détail des lignes de la facture avec l'affectation comptable de chaque ligne

  • l'aperçu complet du document concerné

  • le contenu de l'écriture générée par Conciliator Expert

  • un cartouche contenant les éléments globaux de la facture tels que le fournisseur, l'état, les dates de chargement et de facture et la référence ainsi que les montants globaux.

Page "Factures à Affecter"

C'est l'écran sur lequel vous passerez le + de temps dans Conciliator.

Il vous permet de modifier et/ou valider les affectations comptables que Conciliator a proposé, dans le cas où il n'est pas sûr de cette affectation (s'il est sûr, la facture est envoyée directement en comptabilité).

Si l'affectation proposée vous convient, vous cliquez sur le bouton vert "Valider la facture".

Sinon, vous changez l'affectation en cliquant sur la case correspondante de la colonne "Charges C/P", en sélectionnant alors un des choix proposés dans la liste déroulante, ou même en saisissant dans la case le N° de compte souhaité.

Important : pour gagner quelques minutes indispensables sur les factures avec beaucoup de lignes, vous pouvez copier une cellule vers celles du dessous en effectuant un "tirer/coller" exactement comme sur Excel (double cliquer sur la cellule à copier, cliquer avec la souris sur le petit carré bleu apparu en bas à droite de la case, qui se transforme alors en croix blanche, puis glisser vers le bas sur les cellules où vous voulez copier)

Le bouton rouge "Passer la facture" vous permet de passer à la facture suivante sans valider celle-ci = très utile quand vous avez fait une demande de support sur le document en question, afin de continuer à travailler en attendant la finalisation du support.

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