Concepts de l'interface

Conciliator Expert est conçu comme un classeur électronique dans lequel tous les documents permettant la tenue comptable d'un dossier sont stockés.

Conciliator Expert s'articule autour de 4 éléments principaux

une page d'accueil (tableau de bord) qui rassemble des informations sur le dossier en cours
une page principale vous permettant de consulter les différents répertoires d'un dossier
une page détaillée par document
une page "Factures à affecter"

Choix d'un dossier

Lors de la connexion à Conciliator Expert, vous devrez d'abord choisir le dossier comptable sur lequel vous souhaitez travailler. Ce choix vous est proposé en haut à droite de la page sous vos initiales. A tout moment vous pouvez changer de dossier par le biais de ce menu.

L'accueil (tableau de bord)

La page d'accueil vous permet de suivre la situation de votre dossier et d'accéder en 1 clic à certains documents.

La barre noire du haut vous indique en permanence le nom du dossier sur lequel vous travaillez, le code APE correspondant et le ou les 2 exercices ouverts dans votre comptabilité.

Les différentes valeurs affichées sont :

Factures à affecter : factures pour lesquelles l'affectation comptable n'a pas été réalisée automatiquement et qui nécessitent donc une affectation manuelle. Cette affectation manuelle permet à la machine d'apprendre et vous évitera de le réaliser ultérieurement
Documents : nombre total de documents stockés pour le dossier
Documents en cours : documents qui sont toujours en cours de lecture par Conciliator. Evidemment, ce chiffre est le plus souvent à 0 !
Documents à traiter : documents pour lesquels un utilisateur a positionné manuellement une étiquette "à traiter" (pour les documents hors factures).
Documents en support : documents pour lesquels un utilisateur a utilisé le bouton "support" et dont l'action de support n'est pas finalisée.
Documents supprimés : documents que vous avez définitivement supprimés de la Corbeille (après utilisation du bouton "Vider la Corbeille")

Vous pouvez cliquer sur la case pour accéder directement aux documents correspondants.

La page principale

La page principale est composée de 3 éléments :

la barre de classeur
l'espace de consultation des documents
la barre de recherche

La barre de classeur

Cette barre à gauche est toujours présente : elle est l'endroit où tous les documents du dossier sont rangés.

La barre est divisée en 4 parties :

Le chargement d'un nouveau document
Le bouton +Nouveau vous permet de charger à tout moment un document manuellement
L'accueil et le menu Fichiers
L'accueil vous donne des informations globales sur le dossier et le menu Fichiers permet de voir précisément tous les fichiers que vous avez déposés et de consulter le traitement effectué pour chaque page de ces fichiers (cf précisions ici).
Le classeur de documents
Un document est rangé dans une des bannettes du classeur. Un même document ne peut se trouver dans deux bannettes différentes.
Les étiquettes
Cette partie affiche les documents sur lesquels a été posé une étiquette. Vous y trouverez ici des documents qui sont par ailleurs rangés dans la partie document.

Les factures

Les documents classés dans factures sont ceux qui ont été reconnus par Conciliator Expert comme des factures. Elles sont classées dans les bannettes suivantes :

Vente : factures de vente
Achat : factures d'achat
Doublons : factures déjà reçues
Rejetées : toutes les factures qui ne sont pas transmises vers l'outil comptable
- Incomplètes : pour en savoir plus - Comment traiter la bannette "Incomplètes"
- Non légales : pour en savoir plus - Comment traiter la bannette "Non Légales"
- Illisibles : pour en savoir plus - Comment traiter la bannette "Illisibles"
- Ecritures : pour en savoir plus - Comment traiter la bannette "Ecritures"

Pour voir toutes les factures indépendamment de leur bannette de classement, cliquez sur Factures.

Les documents Autres

Les documents classés dans Autres sont ceux qui n'ont pas été reconnus par Conciliator Expert comme des factures. Conciliator Expert reconnait les types de documents suivants et les classe automatiquement :

Banque : Documents en provenance des banques mais qui ne sont pas des relevés bancaires
Relevés bancaires : Relevés bancaires et synthèse de paiement des cartes de paiement.
Salariés : Documents individuels des salariés de l'entreprise gérés (contrat de travail, solde de tout compte ...).
Divers : Documents non classés dans les autres catégories.

La Corbeille contient les documents qui ont été déplacés par l'utilisateur pour être supprimés.

Le Support

Si vous constatez des erreurs sur un document, ou s'il y a un point que vous ne comprenez pas, n'hésitez pas à utiliser le bouton Support.
Pour en savoir plus : A quoi sert le bouton "Support" ?

L'espace de consultation

L'espace de consultation affiche les documents de la bannette que vous avez sélectionnée. Par défaut, c'est la vue "Vignettes" ci-dessous qui s'affiche :

Si vous souhaitez voir le détail d'un document, il suffit de cliquer dessus et un nouvel onglet s'ouvrira avec le détail de la page.

La vue liste est également disponible . On passe de la vue vignettes à la vue liste grâce au bouton en haut à droite de l'écran :

Vous trouverez des précisions sur ce mode liste dans l'article Visualisation des documents en liste.

La barre de recherche

La barre de recherche vous permet à tout moment de rechercher des documents avec n'importe quel mot dans le nom du fournisseur, le nom de fichier ou directement par id du document (pour retrouver un document particulier).

En cliquant sur ▼ la barre détaillée de recherche apparaîtra, vous permettant d'affiner votre recherche :

Avec son intelligence artificielle, Conciliator Expert classe automatiquement les documents chargés dans la bonne catégorie... mais quelques erreurs peuvent se produire.

Vous pouvez donc à tout moment ranger un document dans la bonne bannette en cliquant sur les "..." sur le document puis en sélectionnant la bannette où ranger le document.

Votre document sera alors bien rangé et Conciliator apprendra de votre rangement pour ne pas se tromper la prochaine fois.

Page détaillée

La page détaillée d'une facture vous permet d'obtenir toutes les informations sur votre facture contenues dans Conciliator Expert.

Vous y trouverez notamment :

le détail des lignes de la facture avec l'affectation comptable de chaque ligne
l'aperçu complet du document concerné
le contenu de l'écriture générée par Conciliator Expert
un cartouche contenant les éléments globaux de la facture tels que le fournisseur, l'état, les dates de chargement et de facture et la référence ainsi que les montants globaux.

Page "Factures à Affecter"

C'est l'écran sur lequel vous passerez le + de temps dans Conciliator.

Il vous permet de modifier et/ou valider les affectations comptables que Conciliator a proposé, dans le cas où il n'est pas sûr de cette affectation (s'il est sûr, la facture est envoyée directement en comptabilité).

Si l'affectation proposée vous convient, vous cliquez sur le bouton vert "Valider la facture".

Sinon, vous changez l'affectation en cliquant sur la case correspondante de la colonne "Charges C/P", en sélectionnant alors un des choix proposés dans la liste déroulante, ou même en saisissant dans la case le N° de compte souhaité.

Important : pour gagner quelques minutes indispensables sur les factures avec beaucoup de lignes, vous pouvez copier une cellule vers celles du dessous en effectuant un "tirer/coller" exactement comme sur Excel (double cliquer sur la cellule à copier, cliquer avec la souris sur le petit carré bleu apparu en bas à droite de la case, qui se transforme alors en croix blanche, puis glisser vers le bas sur les cellules où vous voulez copier)

Le bouton rouge "Passer la facture" vous permet de passer à la facture suivante sans valider celle-ci = très utile quand vous avez fait une demande de support sur le document en question, afin de continuer à travailler en attendant la finalisation du support.