Cet article décrit le déroulement classique de l'utilisation de Conciliator.
Vous trouverez aussi des explications sur l'interface de Cegid Conciliator ici :
Présentation de l'interface Conciliator Expert
Lorsque vous utilisez Cegid Conciliator, vous n'avez que très peu d'actions à réaliser pour recevoir automatiquement, dans votre logiciel de production, les écritures correspondant aux factures que vous avez déposées.
Cet article décrit les 5 étapes, dans l'ordre, qu'il faut suivre ou réaliser pour une utilisation optimale de Cegid Conciliator :
Le chargement des documents
Les documents peuvent être chargés dans Conciliator Expert de plusieurs manières :
En déposant directement dans Cegid Conciliator grâce au bouton + Nouveau en haut à gauche de l’écran d’accueil. C'est le moyen le + commun, rapide, utilisable par vous même ou vos clients.
Par e-mail : Comment envoyer un document par email ?
Par une application mobile : Application mobile Conciliator Expert (iOS et Android)
Avec un scanner/copieur de masse grâce au connecteur SFTP : Connecteur d'entrée SFTP
Avec une box type sagembox à paramétrer : Connecteur Demat'box
Remarques :
Les formats acceptés pour les documents sont détaillés ici : Quels sont les formats de fichiers acceptés en entrée de Conciliator ?
Vous pouvez donc donner accès à vos clients à Conciliator pour qu'ils déposent leurs documents eux-mêmes, il suffit de les ajouter comme utilisateur avec le rôle client : Ajout d'un utilisateur
Vous pouvez charger vos documents "par paquets", c'est à dire scanner plusieurs factures à la suite dans un même fichier PDF et déposer ce PDF contenant toutes les factures.
Les documents, notamment ceux pour lesquels des erreurs de cohérence ont été détectées par nos machines, peuvent prendre un peu de temps à être traités. Il est donc inutile, quand vous déposez des documents, d'attendre dans Cegid Conciliator leur traitement. Quoiqu'il en soit, les documents seront traités dans les 24H (la plupart du temps bien avant). Ainsi nous vous conseillons de déposer vos documents sur un dossier le jour J et de finaliser ce dossier en J+1.
Le traitement des documents par Cegid Conciliator
Dès que vos fichiers sont déposés dans Cegid Conciliator, celui-ci se charge de les découper (si nécessaire), de les lire, de les ranger dans les bannettes en fonction de leur type et, pour les factures, d'envoyer les écritures correspondantes dans votre logiciel comptable. Tout cela automatiquement.
Le traitement des documents rejetés
Il arrive parfois que les factures déposées présentent des erreurs ou incohérences. Dans ce cas, elles ne seront pas traitées mais mises de côté dans une des 4 bannettes Rejetées (Incomplètes, Non légales, Illisibles, Ecritures) par Cegid Conciliator, pour que vous puissiez les analyser et prendre les actions nécessaires pour que ces factures soient traitées.
Pour en savoir plus sur comment traiter les différents cas, consultez dans l'aide en ligne les 4 articles dédiés : ils commencent par "Comment traiter les factures de la bannette..."
Il est indispensable de bien "vider" ces 4 bannettes, sinon il risque de vous manquer des factures en comptabilité.
En outre, prenez un peu de temps pour parcourir les 4 bannettes "Autres" (Banque, Relevés bancaires, Salariés, Divers), pour vérifier qu'aucun document que vous voulez comptabiliser ne s'y est glissé (il suffit de passer la souris sur l'image de la vignette pour s'en assurer).
Le cas échéant, vous avez simplement à la remettre dans la bonne bannette comme indiqué ici : Comment changer de bannette un document ?
L'apprentissage des spécificités de vos affectations comptables à Cegid Conciliator
Pour réaliser l'affectation comptable de vos factures, Cegid Conciliator se base sur un apprentissage réalisé sur des millions de factures. Il sait donc générer automatiquement les écritures correspondant à vos factures même s'il ne les a jamais vues. Cependant, votre plan comptable peut présenter des spécificités et, dans ce cas, Cegid Conciliator va devoir apprendre de vos pratiques.
Lorsque Cegid Conciliator n'est pas sûr de l'affectation comptable qu'il réalise, il met les factures dans la catégorie Factures à affecter, bouton que vous trouvez sur la page d'accueil. En cliquant sur ce bouton, Cegid Conciliator vous présentera toutes les factures pour lesquelles il souhaite une confirmation.
Vous aurez alors simplement à valider ou modifier la classification comptable des factures proposées.
Vous trouverez à la fin de l'article Présentation de l'interface Conciliator Expert, les précisions pour bien utiliser cet écran.
La page Apprentissage de la classification comptable vous aidera à comprendre le principe d’apprentissage de la classification comptable.
L'envoi des écritures
Une fois les 4 étapes précédentes réalisées, les écritures de vos factures sont automatiquement envoyées vers votre logiciel comptable, sans aucune autre action de votre part.
La demande de support
Si vous constatez des erreurs sur un document, ou s'il y a un point que vous ne comprenez pas, n'hésitez pas à utiliser le bouton Support.
Pour en savoir plus : A quoi sert le bouton "Support" ?