Conciliator Expert impose par défaut un connecteur de sortie vers un logiciel comptable pour transmettre les écritures et factures associées.

Les Autres documents peuvent aussi être récupérés par le biais de ce connecteur.

Les documents Autres transmis sont les documents qui ne sont pas des factures et qui ne sont pas mis dans la corbeille.

Fonctionnement

Généralités

Ce connecteur peut-être activé comme n'importe quel connecteur en allant dans la page Paramètres - Connecteurs.

Une fois ce connecteur activé, les fichiers sont regroupées dans un fichier archive zip.

Un fichier zip est généré à chaque période (chaque heure) sauf si aucun nouveau document n'est disponible.

Ce fichier est accessible par une API permettant d'automatiser facilement la récupération de ces fichiers et leur intégration, dans une GED par exemple. Il reste également disponible pendant quelques jours dans l'interface graphique, au niveau de la configuration du connecteur.

Modification après export

Il peut arriver qu'un document soit modifié dans Conciliator Expert après son export par le connecteur. Les cas les plus fréquents sont :

  • un document est en fait une facture : il est reclassé en facture,

  • un document n'est pas dans la bonne catégorie,

  • un document en contient plusieurs, il est donc découpé.

Reclassement en facture

Si un document classé dans "Autres" et déjà exporté par le connecteur "Autres documents" est reclassé par un utilisateur en facture, il suit alors le cycle d'une facture. La facture sera exportée par le connecteur comptable.

Le document ayant déjà été exporté par le connecteur "Autres documents", assurez-vous que cette facture n'a pas été saisie manuellement en comptabilité sinon elle sera en doublon.

Reclassement dans une autre catégorie "Autres"

Si un document classé dans "Autres" et déjà exporté par le connecteur "Autres documents" est reclassé par un utilisateur dans une autre catégorie "Autre", il n'est pas ré-exporté.

La nouvelle catégorie n'est pas mise a jour dans le connecteur "Autres documents"

Découpe

Un document "Autre" déjà exporté peut etre découpé. Dans ce cas, chaque document résultant peut-être reclassé en facture ou en "Autres". Il suivra donc un des 2 process précédent.

Configuration

Sécurité

Il est obligatoire d'utiliser la clé d'API afin d'authentifier les requêtes faites à Conciliator.

Nommage des fichiers de sortie

Le fichier ZIP est nommé: conciliator-other_document-<date et heure de generation>.zip

ex: conciliator-other_document-2019-11-13-14-51-50.zip

Arborescence

  • Le premier niveau d'arborescence du ZIP est le numéro de dossier client

  • Le second niveau d'arborescence du ZIP est le type de documentex: SZT001/bank_statement/releve.pdf

Les différents types sont:

  • bank (Banque)

  • bank_statement (Relevés bancaires)

  • taxe (Taxes)

  • contribution (Cotisations)

  • employee (Salariés)

  • miscellaneous (Divers)

Dans le cas ou 2 fichiers dans le même répertoire auraient le même nom, l'un des 2 est renommé en ajoutant un chiffre à la fin.

Mise en oeuvre de l'API

Code de retour

  • 200 OK: le fichier est transféré et aucun autre fichier n'est disponible

  • 206 Partial Content: le fichier le plus ancien est transféré mais d'autres fichiers sont encore disponibles

  • 403 Forbidden: le token n'est pas valide

Le nom du fichier ZIP est donné dans le header HTTP

Récupération sur erreur : le fichier reste disponible pour récupération par l'API si le transfert est interrompu, avec la commande :

curl -OJH "Authorization: Bearer azerty123" <https://app.invoice.conciliator.ai/api/v0/connectors/other_document>

Exemple complet de commande en Bash (Unix)

#!/bin/bash
BEARER=azerty123
URL=https://app.invoice.conciliator.ai/api/v0/connectors/other_document
http_code=0
until [ $http_code -eq 200 ]; do
http_code=$(curl -w "%{http_code}" -OJH "Authorization: Bearer $BEARER" $URL 2> /dev/null)
if [ $http_code -ge 300 ]; then
echo "Authentication or Server issue: $http_code" 1>&2
exit 1
fi
done

Notes

Pour vérifier qu'un document a bien été exporté par le connecteur, il faut vérifier le journal du document.

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