Cet article décrit le déroulement classique et quotidien de l'utilisation de Conciliator.

Vous trouverez aussi des explications sur l'interface de Conciliator Expert ici : Présentation de l'interface Conciliator Expert

Les 5 étapes de gestion avec Conciliator Expert

1 - Le chargement des documents

Les formats acceptés sont détaillés ici : Quels sont les formats de fichiers acceptés en entrée de Conciliator ?

Les documents peuvent être chargées dans Conciliator Expert  de plusieurs manières :

  • avec le bouton “Nouveau +” en haut à gauche de l’écran d’accueil. C'est le moyen le + simple et commun de déposer les documents, utilisable par votre cabinet ou par vos clients

  • Par e-mail (adresse e-mail du dossier tout en bas à gauche de l'écran d'accueil), soit directement par messagerie, soit avec l'appli mobile Turboscan, très pratique pour le dépôt des facturettes : ce moyen sera surtout privilégié pour vos clients

  • Avec un scanner/copieur grâce au connecteur SFTP : Connecteur d'entrée SFTP

  • avec une box type sagembox à paramétrer : Connecteur Demat'box

Remarques :

  • Vous pouvez donc donner accès à vos clients à Conciliator notamment pour qu'ils déposent leurs documents eux-mêmes. Voir ici pour les déclarer comme utilisateur : Ajout d'un utilisateur

  • Vous pouvez charger vos documents par paquets, c'est à dire scanner plusieurs factures à la suite dans un même PDF et déposer ce PDF contenant toutes les factures.

2 - Le traitement des documents par Conciliator Expert

Les documents sont traités par Conciliator en partie immédiatement, sinon en quelques heures, quoiqu'il en soit au maximum en 24H. Les documents en cours de traitement sont dénombrés (et consultables) avec le bouton Documents en cours du menu d’accueil.

Nous préconisons, afin d'optimiser votre production, de déposer les documents un jour et de revenir le lendemain pour les étapes suivantes.

Le traitement automatique de Conciliator consiste en :

  • Extraire du document les données qu'il contient

  • Découper, si nécessaire, le document en documents indépendants

  • Catégoriser le document dans la bannette adéquate (une des 7 bannettes de type "Factures" ou une des 4 de type "Autres")

  • Affecter comptablement, pour toutes les factures dans les bannettes "Achat" et "Vente", chaque ligne de facture :

    • Si Conciliator est sûr de son affectation, la facture est directement envoyée en comptabilité

    • Si Conciliator n'est pas sûr de l'affectation, il vous faudra la vérifier et la modifier le cas échéant (voir étape 4)

Dans chaque bannette, les documents sont classés dans l'ordre de chargement décroissant (les plus récentes d'abord).

3- La vérification du classement automatique des documents

Avant de valider/modifier les affectations comptables, il est indispensable de passer en revue les différentes bannettes suivantes :

  • Les 4 bannettes Rejetées (en rouge) : idéalement, ces bannettes  devraient être vides après vérification. Pour les vider, vous pouvez déplacer les documents que vous avez traités à la corbeille s'ils sont en effet inutiles. Le bouton "Support" est à votre disposition pour demander de l'aide sur ces bannettes.

  • Les 4 bannettes Autres : il est conseillé de vérifier la catégorisation faite par Conciliator et de déplacer (avec les "...") les documents si nécessaire, vers les bannettes "Achat" ou "Vente" si c'est un document que vous voulez traiter comme une facture..

4 - La validation de l'affectation comptable automatique

L'étape d'après le classement des documents consiste à valider ou modifier la classification comptable des factures en cliquant sur le bouton Factures à affecter au niveau du Menu "Accueil".

La page Apprentissage de la classification comptable vous aidera à comprendre le principe d’apprentissage de la classification comptable.

5 - L'envoi des factures dans l’outil comptable

Lorsque toutes les lignes d’une facture sont validées, la facture est automatiquement envoyée par Conciliator Expert  vers votre logiciel comptable (sauf dans le cas d’un connecteur encore manuel, voir avec votre responsable Conciliator au sein du Cabinet).


Le support au quotidien

A tout moment, vous pouvez vous aider du bouton “Support” que vous retrouvez sur chaque “vignette” de facture ou dans les écrans de classification comptable ou de consultation d’un document.

Ce bouton support ouvre la page de détail du document avec des éléments sur la droite de la page spécifiques au support et vous permet de faire 3 actions différentes :

  • Modifier vous-même une donnée : il s'agit des données entourées de rouge dans l'écran de détail. La plus utile sera la modification de la date de facture

  • Demander à l'aide du bouton adéquat une correction sur un des 4 éléments suivants : Tiers, Montant, Lignes, Découpe. Vous pouvez ajouter un commentaire facultatif si besoin pour aider le support à la correction.

  • Poser une question quelconque et échanger par tchat avec le support grâce au dernier bouton "Autre".

Important : pour les 2 premières actions, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Transmettre la demande".

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